Datenübergabe

Quark Xpress

QuarkXPress

QuarkXPress ist das DTP-Standardprogramm in den Druckereien. Leider ist es so teuer, dass es sich außer professionellen Nutzern kaum jemand leisten wird.
In QuarkXPress haben Sie zwei Möglichkeiten, die Daten zu übergeben - entweder als QuarkXPress-Datei oder als EPS-Datei. Beide funktionieren gleich gut und problemlos, wobei jedoch einige Besonderheiten zu beachten sind;

Bei Speicherung im QuarkXPress-Format:
Alle im Dokument verwendeten Bilder und Schriften müssen mitgeliefert werden. Der Grund ist, dass Bilder im EPS- und TIF-Format nur als Querverweise behandelt werden, d. h. im Dokument wird nur ein niedrigaufgelöstes Vorschaubild abgespeichert, das dann beim Druck durch das richtige Bild ersetzt wird.
Das Programm weist vorbildlich darauf hin, wenn ein Bild oder eine Schrift beim Öffnen oder Drucken fehlt, wodurch so etwas sofort bemerkt wird.
Bilder, die farbsepariert gedruckt werden sollen, müssen im Original schon farbsepariert sein, da QuarkXPress von sich aus keine Bilder farbseparieren kann.
Bei Verwendung des automatischen Zeilendurchschusses kann es vorkommen, dass der Zeilenumbruch sich beim Öffnen auf einem anderen Rechner verändert, deswegen sollte er ausgeschalten sein.
Durch unterschiedlich bearbeitete Dicktentabellen auf verschiedenen Rechnern kann es vorkommen, dass ein und dieselbe Schrift verschiedene Laufweiten hat, wodurch sich der Zeilenumbruch geringfügig verändern kann.

Bei Speicherung im EPS-Format:
Datenübergabe im EPS-Format funktioniert problemloser, da die Bilder mit eingebettet sind, nur die Schriften müssen noch mitgeliefert werden, allerdings sind die Dateien größer. Beim Empfänger wird die Datei wie ein Bild behandelt, kann aber nicht mehr bearbeitet werden; alle Überfüllungen, Farben und die Rechtschreibung müssen stimmen. Jede Seite muss einzeln abgespeichert werden.
Bilder, die farbsepariert gedruckt werden sollen, müssen im Original schon farbsepariert sein, da QuarkXPress von sich aus keine Bilder farbseparieren kann.
Angeschnittene (über den Seitenrand hinausgehende) Seitenelemente werden bei der Speicherung abgeschnitten, deshalb sollten Sie beachten, dass beim Export ein Anschnitt eingestellt ist.
Speichern Sie das Dokument als EPS (Menü "Datei - Als EPS speichern") mit folgenden Optionen:

Besonders wichtig sind hier die Einstellungen im Feld "Format": Soll farbsepariert gedruckt werden, muss hier "DCS" (Digital Colour Separation) oder "DCS2" eingestellt sein, bei farbigem Ausdruck auf Nicht-Postscript-Geräten "Farbig" und bei Schwarzweiß-Arbeiten "S/W". "OPI" soll auf "mit Bildern" stehen, damit alle Bilder im Dokument eingebunden werden.

Microsoft Word

Microsoft Word

Microsoft Word ist das Standardprogramm für Textverarbeitungsaufgaben. Es hat viele Funktionen eines DTP-Programmes und ist durch seine hervorragend gelöste Online-Rechtschreibprüfung (ab Version 7.0) besonders für die Verarbeitung längerer Texte geeignet.

Eins vorweg - Microsoft Word eignet sich n i c h t besonders gut zur Erstellung farbiger Publikationen, die in einer Druckerei gedruckt werden sollen. Selbst wenn Sie auf Ihrem Tintenstrahldrucker die mit Word erstellten farbigen Dokumente auch farbig ausdrucken können, in der Druckmaschine geht das nicht ohne Probleme. Der Grund ist, dass Word Bilder nur im RGB-Modus einbindet, die Ausgabe zum Postscript-Drucker aber farbsepariert erfolgen muss (s. Kapitel CMYK-Skalenfarben). Diese Funktion ist aber in Word bzw. in den Systemdruckertreibern nicht vorgesehen - die Farben werden in Graustufen umgewandelt bzw. müssen, falls der RIP das unterstützt, im RIP farbsepariert werden.
Hat Ihre Druckerei ein modernes Postscript Level 2 oder 3 RIP, ist es eventuell möglich über In-RIP-Separation die farbigen Seiten auszubelichten - auf unserem RIP funktioniert das, wenn auch das Ergebnis nicht so gut ist, wie bei einer Separation aus der DTP-Software. Das funktioniert aber erst mit Druckertreibern für Color-Postscript-Drucker ab der Windows 95 B Version.

Microsoft Word versucht die Seiten von sich aus "intelligent" umzubrechen, wobei der eingestellte Druckertreiber und die Seitenränder zur Berechnung mit herangezogen werden. Dies bereitet bei der Datenübernahme auf einen anderen Rechner die meisten Probleme, da dort meist ein anderer Drucker angeschlossen ist und das Layout plötzlich ganz anders aussieht.
Selbst auf ein und demselben Rechner kann man so manche Überraschung erleben. Ein soeben gespeichertes Dokument hat beim erneuten Öffnen plötzlich einen geänderten Zeilenumbruch - ein eindeutiger Programmfehler von Word.
TIP: Wenn Sie auf genauen Spalten- oder Seitenumbruch angewiesen sind, fügen Sie diese manuell ein (Menü Einfügen - manueller Wechsel - Spalten- oder Seitenwechsel). Bevor Sie einen Kontrollausdruck (möglichst mit einem Postscript-Drucker) erstellen, speichern Sie das Dokument, schließen es, öffnen es erneut und erst danach drucken Sie es.

Ein weiteres Manko ist die Schriftverwaltung in Microsoft Word, denn Word teilt Ihnen beim Öffnen einer Datei nicht mit, wenn eine oder mehrere Schriften fehlen. Diese werden ohne Vorwarnung durch die Standardschrift ersetzt. Diese sieht natürlich nicht wie die Originalschrift aus, Trennungen, Zeilen- und Seitenumbruch ändern sich - kurzum, Sie erkennen Ihr Dokument nicht wieder.
TIPS:
Ab Word 7.0: Schalten Sie die Option TrueType-Schriften einbetten im Menü "Extras - Optionen - Speichern" ein. Die verwendeten Schriften (nur TrueType-Schriften) werden mit dem Dokument gespeichert, wodurch sich das Dokument pro verwendete Schrift um etwa 50 kByte vergrößert. Diese Dateien können aber nicht nocheinmal gespeichert werden, ohne die Schriften zu verlieren, deshalb müssen sie komplett fertig sein, eine Nachbearbeitung ist nicht mehr möglich.
Frühere Versionen: Verwenden Sie in Ihren Dokumenten nur die mit Windows ausgelieferten TrueType-Standardschriften (Arial, Arial-Narrow, Courier New, Symbol, Times New Roman, Wing Dings, Haettenschweiler, MS LineDraw und MT Extra). Falls Sie trotzdem andere Schriften verwenden wollen, legen Sie diese vollständig bei (Schriften befinden sich normalerweise im Verzeichnis c:\Windows\Fonts\).

Überraschungen erlebt man auch mit verknüpften Dateien - diese fehlen auf einem anderen Rechner, der nicht Zugriff auf die Originaldateien hat.
TIP: Schalten Sie beim Einfügen einer Grafik oder Tabelle die Option "mit Dokument abspeichern" (schon beim Einfügen) ein.

Sollen alle Seitenumbrüche, Schriften usw. erhalten bleiben, ist einfachste Methode, alle Probleme zu umgehen, das Drucken in eine Postscript-Druckdatei oder der Export nach PDF. In diesen ist das Dokument komplett mit allen Bildern, Schriften, Tabellen usw. enthalten (die richtigen Einstellungen des Druckertreibers vorausgesetzt). Nachteilig ist, dass dann keine oder nur noch bedingt Änderungen am Dokument mehr vorgenommen werden können.

Microsoft Publisher

Microsoft Publisher

Microsoft Publisher ist für die Übergabe von Daten relativ ungeeignet, da es bei jedem Druckerwechsel das gesamte Dokument neu formatiert, der Umbruch sich also ändern kann. Wenn Schriften fehlen, werden diese ohne Vorwarnung durch eine andere ersetzt - deshalb immer einen Ausdruck beilegen. Der Druck von farbigen Drucksachen ist nicht möglich, da im Programm keine Farbseparation vorgesehen ist (s. MS Word).
Außerdem kann MSPublisher nur in seinem eigenen Dateiformat (.PUB) speichern, ein Export in andere Programme ist nicht möglich - der Import dieser Dateiart ist in keinem anderem Programm möglich.

Aus oben genannten Gründen sollten Sie MSPublisher nicht zur Erstellung von Dokumenten, die in Ihrer Druckerei gedruckt werden sollen, verwenden, bzw. die mit MSPublisher erstellten Dokumente als Postscript-Druckdatei oder PDF-Datei übergeben.

Freehand

Macromedia Freehand

ist unter Grafikern eines der beliebtesten Grafikprogramme, da es nicht so einen aufgeblasenen Funktionsumfang hat und alle Funktionen auch flüssig funktionieren. Außerdem ist es auf Mac und PC mit gleichem Funktionsumfang verfügbar.

Nur beim Export wurde anscheinend etwas gespart ;-), denn die Einstellmöglichkeiten sind gemessen an den anderen Programmen sehr spartanisch.

Wenn Sie Daten aus Freehand an Ihre Druckerei übergeben, beachten Sie bitte folgendes:

Bei Speicherung im Freehand-Format
liefern Sie alle Schriften die verwendet wurden mit oder wandeln Sie bei wenig Text oder wenn zwischen Mac und PC übergeben wird, am besten alle Texte in Kurven um (Menü "Text - In Pfade konvertieren")
Verwenden Sie nur die Version von Freehand oder eine niedrigere wie der Empfänger

Bei Speicherung im EPS-Format

Wählen Sie hierbei bitte das Format Quark-EPS aus, da dieses eine Vorschau mit abspeichert, welche sowohl auf PC als auch auf Mac sichtbar ist. Freehand exportiert EPS-Dateien normalerweise immer so groß, wie die Objekte sind, maximal so groß wie die Seite ist. Sollen die Objekte+Beschnitt bzw. weiße Teile der Seite exportiert werden, so muss man einen Rahmen um die Objekte ziehen, so groß wie die EPS-Datei sein soll.
Wenn die gesamte Seite+Beschnitt exportiert werden soll, müssen Sie im Fenster "Dokument" einen Wert für den Beschnitt (Erweiterung) eingeben. Das muss leider für jede Seite extra erledigt werden, es sei denn, man hat vorher eine Seite mit Erweiterung zu einer Masterseite konvertiert und alle weiteren Seiten auf dieser basierend erstellt. Die Erweiterung stellen Sie in dieser Box ein:





Freehand kann mehrere Seiten eines Dokumentes auf einmal zu EPS konvertieren, die dann eine Zahl als Endung erhalten, z.B. Datei1, Datei2 usw.

Bedenken Sie, dass die Dateien nicht mehr bearbeitet werden können, also alle Werte für Überfüllungen, Schmuck- und Skalenfarben stimmen müssen - Rechtschreibfehler können nicht mehr korrigiert werden.

CorelDraw

CorelDraw!

CorelDraw!, bereitet uns Druckereien die meisten Sorgen bei der Datenübernahme. Das liegt aber nicht daran dass CorelDraw! ein schlechtes Programm ist, sondern daran, dass es das unter Laien am meisten verbreitete Satzprogramm ist. Auch wird bei Corel bei der Entwicklung von neuen Programmversionen nicht unbedingt Wert auf Abwärtskompatibilität gelegt, sondern eher auf neue Programmfunktionen und Effekte. So ist es an der Tagesordnung, daß in Corel 4 oder 5 erstellte Dateien in höheren Versionen ganz anders aussehen, dass z. B. der Zeilen- und Seitenumbruch nicht mehr stimmt oder Bitmap-Bilder gespiegelt, auf dem Kopf stehend und an anderer Stelle erscheinen.

Sind im Dokument Farbbilder enthalten, müssen diese entweder im CMYK-Format vorliegen oder einzeln nach CMYK umgewandelt werden. Es reicht nicht, einfach beim EPS-Export "Bitmaps als CMYK" anzuwählen, denn in dem dann entstehenden File sind die Farben der RGB-Bilder durch einen Programmfehler ganz blass und ein Preflightcheck kann den Fehler in der Datei nicht finden, da die Daten im richtigen Format vorliegen.
Um den Modus der Bilder zu überprüfen/ändern, wählen Sie das jeweilige Bild an und falls in der Statusleiste etwas anderes als "CMYK-Bitmap auf Ebene ..." angezeigt wird, müssen Sie das Format mit dem Menübefehl "Bitmaps -> Modus -> CMYK-Farbe" konvertieren.

Das größte Übel sind aber die mit CorelDraw! ausgelieferten Schriften. Nicht, dass man davon nicht drucken könnte, sondern gleiche Schriften heißen in jeder Programmversion anders, so dass das Programm die Schrift nicht finden kann und eine andere Schrift als Ersatzschrift vorschlägt. So ist vorprogrammiert, dass, wenn mit verschiedenen Programmversionen gearbeitet wird und Daten übergeben werden sollen, nichts funktioniert. Bevorzugen Sie aus diesem Grund das EPS-Format mit eingebetteten Schriften (ab Version 6.0). Wenn die Zeit drängt und der Export weder mit CorelDraw!- noch mit EPS-Dateien funktioniert hat, bleibt als letzte Rettung oftmals nur der Export im TIF-Format. Das ist allerdings nur als Notlösung zu betrachten, da Qualitätseinbußen hingenommen werden müssen.

CorelDraw! verfügt über sehr viele Effektfunktionen wie Powerclips, Transparenz, Schatten, Farbverläufe durch mehrere Farben usw. Diese bereiten bei der Ausgabe und beim EPS-Export oft große Probleme, da z.B. der Schatten, der über einem CMYK-TIFF-Bild liegt, als RGB- Bild behandelt wird und dann auf dem Ausdruck dieser Datei Streifen und Farbsprünge sichtbar werden, die auf dem Monitor nicht da waren.
Dem kann man abhelfen, indem man die in Frage kommenden Bilder und Effekte auswählt (mit gedrückter Shift-Taste) und diese Objekte dann zu einem einzigen Hintergrundbild im CMYK-Modus macht, über dem dann nur noch die Textobjekte liegen.



Wenn Sie Daten aus CorelDraw! an Ihre Druckerei übergeben, beachten Sie bitte folgendes:

Bei Speicherung im CorelDraw!-Format
liefern Sie alle Schriften die verwendet wurden mit oder wandeln Sie bei wenig Text am besten alle Texte in Kurven um (Menü "Anordnen - In Kurven konvertieren")
Ab Version 7.0 lassen sich Schriften beim Speichern mit einbetten (TrueDoc). Diese Dateien verlieren aber beim nochmaligen Speichern die Schrift, so dass die Datei bereits ohne Fehler sein muss, daher sollten sie diese Funktion nicht nutzen,
Verwenden Sie nur die Version von CorelDraw! oder eine niedrigere wie der Empfänger

Bei Speicherung im EPS-Format

CorelDraw exportiert EPS-Dateien erst ab Version 6.0 so fehlerfrei, dass man sie in anderen Programmen weiterverarbeiten kann, erst ab Version 9.0 kann mit Randanschnitt gearbeitet werden.
Wird mit Randanschnitt gearbeitet, stimmt die Vorschau nicht mit dem tatsächlichen Inhalt der Datei überein; es wird einfach der Inhalt der Seite auf die Größe der Seite+Beschnitt gezogen.
Menüpunkt "Datei -> Exportieren", Dateityp "Encapsulated Postscript (EPS)"
jede Seite des Dokuments muss bis CorelDraw! 9 einzeln abgespeichert werden.
bedenken Sie, dass die Dateien nicht mehr bearbeitet werden können, also alle Werte für Überfüllungen, Schmuck- und Skalenfarben stimmen müssen - Rechtschreibfehler können nicht mehr korrigiert werden.
in der Einstell-Box für EPS-Speicherung (Corel 10) verwenden Sie bitte folgende Einstellungen:

Die Einstellungen für Randanschnittbereich und Schneidmarken sind abhängig, ob Randanschnitt und Schneidmarken erforderlich sind.



Bei Speicherung im TIF-Format (Notlösung)
Die exportierten Bilder sind wie Scans beschaffen - beachten Sie den Zusammenhang zwischen Auflösung und Bildgröße, um zu starken Qualitätsverlust zu vermeiden (siehe Kapitel Scannen - Größe und Auflösung des Scans, Qualitätsreserve).
Bedenken Sie, dass Linien von Zeichnungsobjekten und Schrift bei Ausgabe als Graustufen oder Farb-TIFs nur mit der Auflösung des Druckrasters wiedergegeben werden, ein Treppeneffekt (Aliasing) also sichtbar ist.
Geben Sie einfarbige Grafiken immer schwarzweiß ohne Rasterung aus. Schmuckfarben und Überfüllungen können nicht exportiert werden.
Alle Bildelemente müssen innerhalb der Seite liegen. Wird bei einigen am Rand liegenden Objekten etwas angeschnitten, zeichnen Sie ein ungefülltes Rechteck mit weißem Rand um alle Objekte.
Verwenden Sie für die Auflösung die Einstellungen, die für einen gleichgroßen Scan erforderlich wären, z. B. für Graustufen- und Farbausgabe 300 Dpi, für einfarbige Ausgabe 1200 Dpi). Da bei CorelDraw bei einer Auflösung von 600 Dpi Schluß ist, kann man sich bei höheren Auflösungen behelfen, indem man die Grafik vor dem Export vergrößert (z. B. für 1200 Dpi mit 200 % bei 600 Dpi Ausgabeauflösung).

Kontrollieren Sie das Ergebnis mit einem Bildbearbeitungs- oder irgendeinem anderem Programm, das TIFs laden kann.

PostScript Dateien

Alle Programme - Erstellung von PostScript-Druckdateien

Die Erstellung von PostScript-Druckdateien bietet sich immer dann an, wenn Dokumente schon fertig gesetzt sind und ohne Änderungen gedruckt werden sollen. Bei richtiger Einstellung des Druckertreibers sind in ihnen alle Informationen wie Bilder, Schriften, Tabellen usw. enthalten, die zum Druck des Dokumentes benötigt werden.

Achtung! Postscript hält einige kleine Fallen bereit, die den Ausdruck unter Umständen auf verschiedenen Geräten anders aussehen lassen:
Haarlinien werden auf dem Ausgabegerät immer mit der kleinstmöglichen Breite ausgegeben. So ist z.B. eine Haarlinie auf einem Laserdrucker mit 300 Dpi ca. 0,09 mm stark, während dieselbe Linie auf einem Filmbelichter mit 1200 Dpi ausgegeben nur noch ca. 0,02 mm stark ist. Hinzu kommt noch, daß im Laserdrucker die Linien durch den physikalisch bedingten Tonwertzuwachs etwas stärker werden; beim Film wird die Linie beim Umkopieren auf die Druckplatte durch Unterstrahlung dünner.
Geben Sie, um diesen Fehler zu vermeiden, immer ein festes Maß (z.B. 0,2 pt) für Haarlinien an.
Standardschriftarten werden im Postscript normalerweise nicht mit an den Drucker übertragen bzw. in die Datei eingebunden. Dadurch kann es vorkommen, wenn eine Schrift nicht 100%ig mit der Standardschriftart übereinstimmt, daß das Schriftbild nicht dem Original entspricht. Wir empfehlen deshalb den Druckertreiber so einzustellen, dass alle Schriftarten in die Postscript-Datei eingebunden werden.
Farbige Bilddateien im RGB-Modus können erst ab Postscript Level 2 im RIP in den für den Druck nötigen CMYK-Modus umgewandelt werden.
Farbverbindlichkeit bei RGB-Bildern ist erst ab Postscript Level 3 gegeben. Dazu muss noch in das Bild ein ICC-Farbprofil eingebunden sein.

So wird ein PostScript-Druckertreiber zum Drucken in Datei unter Windows95/98 installiert:
Wählen Sie in der Task-Leiste "Start - Einstellungen - Drucker" - es erscheint das "Drucker"-Fenster.
Doppelklicken Sie auf "Neuer Drucker"
Es erscheint das Fenster des Drucker-Assistenten, der Sie durch den Installationsvorgang führt. Drücken Sie "Weiter".
Als nächstes werden Sie gefragt, wie der Drucker installiert werden soll. Wählen Sie "lokaler Drucker" und drücken Sie "Weiter".
Suchen Sie sich in der Liste den von Ihrer Druckerei empfohlenen Drucker bzw. durchsuchen Sie die von Ihrer Druckerei erhaltene Diskette danach. Falls ein Gerät in der Liste als PostScript- und NichtPostScript-Drucker aufgeführt ist, erkennen Sie die Postscript-Version am "PS" im Namen.
Wählen Sie das Gerät aus und drücken Sie "Weiter".
Wählen Sie im nächsten Fenster "FILE: Erstellt eine Datei" und drücken Sie "Weiter".
Im nächsten Fenster werden Sie gefragt, ob Windows diesen Drucker als Standarddrucker verwenden soll. Wählen Sie "Nein", ändern eventuell noch den Druckernamen so, daß er eindeutig erkennbar ist und drücken "Weiter".
Im nächsten Fenster werden Sie gefragt, ob Sie eine Testseite ausgeben wollen - Wählen Sie "Nein", legen Sie die Windows-CD ein und drücken Sie "Weiter".
Die benötigten Dateien werden kopiert und der neue Drucker wird als Icon im "Drucker"-Fenster angezeigt.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Icon des neuen Druckers und wählen Sie im erscheinenden Rollup-Manü den Eintrag "Eigenschaften".
Es erscheint das Fenster "Eigenschaften von Druckername".
Wählen Sie die Karteikarte "Schriftart" und dort die Option "Nur True-Type-Schriftarten verwenden"
Drücken Sie auf den Button "Schriftarten senden als ..." und wählen Sie im dann erscheinenden Fenster "Konturschriftarten" und bestätigen mit "OK".
Drücken Sie in der Karteikarte "Postscript" auf den Button "Erweitert" das Fenster "Erweiterte Postscript-Optionen".
Rufen Sie Ihre Druckerei an und fragen Sie nach, welche Optionen Sie eintragen sollen.
Wenn Sie optimale Kompatibilität wollen, können Sie stattdessen folgende Einstellungen wählen:

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit "OK"

Den installierten Drucker können Sie nun wie jeden anderen im System installierten Drucker verwenden. Beim Drucken werden Sie nach einem Dateinamen gefragt, unter dem die Datei gespeichert werden soll. Bedenken Sie bei der Festlegung der Dateinamen, dass die Datei eventuell auf ein MSDOS-RIP bzw. -Netzwerk übertragen werden kann, so dass die Dateinamen möglichst den MSDOS-Konventionen entsprechen sollten (Dateilänge max. 8+3 Buchstaben, keine Umlaute und Sonderzeichen).
Die erzeugten Druckdateien können Sie, um Speicherplatz zu sparen, noch mit WinZip oder ähnlichen Packprogrammen komprimieren, falls der Empfänger in der Lage ist, die Dateien wieder zu entpacken.

TIPP: Besorgen Sie sich den kostenlosen PostScript-Interpreter "GhostScript" (Freeware, in deutsch bei verschiedenen Shareware-Versendern (Internet) erhältlich) oder den ca. 250,- Euro kostenden Adobe Acrobat Distiller. Damit können Sie Ihre PostScript- und EPS-Dateien vor dem Versenden an Ihren Belichtungsservice noch einmal visuell auf dem Bildschirm kontrollieren. Erfahrungsgemäß kommen die Seiten, die damit nicht dargestellt werden können, auch aus dem Belichter nicht oder nur fehlerhaft raus.

(C) 2005 - Alle Rechte vorbehalten

Diese Seite drucken